Administración de proyectos
INICIACIÓN DEL PROYECTO
Los proyectos de sistemas tienen muchos orígenes y diversas razones. Algunos de los proyectos sugeridos sobrevivirán varias de las etapas de evaluación en las que usted (o usted y su equipo)debe trabajar; otros no deben sobrevivir (ni sobrevivirán) tanto. Los empresarios sugieren proyectos de sistemas por dos amplios tipos de razones: 1) porque experimentan problemas que se prestan por sí solos a las soluciones de sistemas y 2) porque reconocen oportunidades para mejorar mediante la actualización o modificación de los sistemas existentes, o la instalación de sistemas nuevos. Ambas situaciones pueden surgir a medida que la organización se adapta y hace frente a los cambios naturales y evolucionarios.
Selección de proyectos
Los proyectos tienes orígenes distintos y se inician por muchas razones. No todos se deben seleccionar para continuar su estudio. Como analista, usted debe tener razones muy claras para recomendar un estudio de sistemas en un proyecto que parezca resolver un problema o que pudiera dar lugar a una mejora. Tome en cuenta la motivación detrás de una propuesta para el proyecto. Necesita estar seguro de que el proyecto en consideración no se proponga sólo por mejorar su propia reputación o su poder ni el de la persona o grupo que lo propone, ya que hay una buena probabilidad de que dicho proyecto sea mal concebido y que en un momento dado no sea muy bien aceptado.
Además de estas consideraciones generales tenemos cinco criterios específicos para la selección de proyectos:
1. Contar con el respaldo de la administración.
2. Que sea el momento oportuno para comprometerse con el proyecto.
3. La posibilidad de mejorar la obtención de los objetivos de la organización.
4. Que sea práctico en términos de recursos para el analista de sistemas y la organización.
5. Que el proyecto valga la pena en comparación con las demás formas en que la organización podría invertir sus recursos.
DETERMINACIÓN DE LA VIABILIDAD
Una vez que reducimos el número de proyectos de acuerdo con los criterios antes descritos, todavía falta determinar si los proyectos seleccionados son viables. Nuestra definición de viabilidad va mucho más allá del uso común del término, ya que existen tres formas principales para evaluar la viabilidad de los proyectos de sistemas: en base a su operación, a su capacidad técnica y a su economía. El estudio de viabilidad no es un estudio detallado de sistemas, sino que se utiliza para recopilar datos más generales para los miembros de la administración, lo cual a su vez les permite tomar una decisión en cuanto a si deben continuar o no con un estudio de sistemas.
Los datos para el estudio de viabilidad se pueden recuperar a través de entrevistas.
Determinar si es posible o no
Una vez que el analista determina objetivos razonables para un proyecto, necesita determinar si es posible que la organización y sus miembros puedan ver el proyecto hasta su terminación. Por lo general, el proceso de evaluación de la viabilidad es efectivo para descartar proyectos inconsistentes con los objetivos de la empresa, que requieran una capacidad técnica imposible o que no tengan ningún mérito económico.
Aunque es meticuloso, el estudio de la viabilidad es algo que vale la pena ya que ahorra tiempo y dinero a las empresas y a los analistas de sistemas.
Los tres elementos clave de la viabilidad son: técnica, económica y
VIABILIDAD TÉCNICA:
El analista debe averiguar si es posible desarrollar el nuevo sistema teniendo en cuenta los
recursos técnicos actuales. De no ser así, ¿se puede actualizar o complementar el sistema de tal forma que pueda cumplir con lo que se requiere? Si no es posible complementar o actualizar los sistemas existentes, la siguiente pregunta es si existe o no la tecnología que cumpla con las especificaciones.
VIABILIDAD ECONÓMICA:
La viabilidad económica es la segunda parte de la determinación de recursos. Los
recursos básicos a considerar son el tiempo de usted como analista y el tiempo de su equipo de análisis de sistemas, el costo de realizar un estudio de sistemas completo (incluyendo el tiempo de los empleados con los que usted va a trabajar), el costo del tiempo del empleado de la empresa, el costo estimado del hardware y el costo estimado del software o del desarrollo de software.
VIABILIDAD OPERACIONAL:
La viabilidad operacional depende de los recursos humanos disponibles para el proyecto e implica la acción de pronosticar si el sistema funcionará y se utilizará una vez instalado. Si los usuarios están prácticamente casados con el sistema actual, no ven problemas con él y por lo general no están involucrados en el proceso de solicitar un nuevo sistema, habrá mucha resistencia a la implementación del nuevo. Las probabilidades de que se vuelva funcional en algún momento dado serán bajas.
Identificación de los beneficios y costos
Podemos considerar los beneficios y costos como tangibles e intangibles. Al considerar los sistemas debemos tener en cuenta ambos tipos de beneficios.
BENEFICIOS TANGIBLES: Los beneficios tangibles son las ventajas que se pueden medir en dinero y se acumulan en la organización a través del uso del sistema de información. Algunos ejemplos de beneficios tangibles son aumento en la velocidad de procesamiento, acceso a información que se consideraba inaccesible por cualquier otro método, acceso a la información de manera más oportuna, la ventaja que ofrece el poder de cálculo superior de la computadora y la reducción en la cantidad de tiempo requerido por los empleados
BENEFICIOS INTANGIBLES: Algunos beneficios que se acumulan en la organización debido al uso del sistema de información son difíciles de medir pero no dejan de ser importantes. A estos se les conoce como beneficios intangibles.
Entre los beneficios intangibles figuran un proceso de toma de decisiones mejorado, una mejoría en la precisión, la empresa se vuelve más competitiva en el servicio al cliente, mantiene una buena imagen comercial y aumenta la satisfacción en el trabajo para los empleados al eliminar las tareas tediosas.
COSTOS TANGIBLES: Los conceptos de costos tangibles e intangibles son paralelos a los conceptos de los beneficios tangibles e intangibles que vimos antes. Los costos tangibles son aquellos que el analista de sistemas y el personal contable de la empresa pueden pronosticar con precisión.
COSTOS INTANGIBLES: Los costos intangibles son difíciles de estimar y tal vez no se conozcan. Entre éstos se incluyen perder la ventaja competitiva, perder la reputación de ser el primero con una innovación o el líder en un campo, reducir la imagen de la empresa debido al aumento en la inconformidad de los clientes, y un proceso inefectivo de toma de decisiones debido a que la información pertinente se recibe después de tiempo o no se tiene acceso a ella.
Comparación de los costos y beneficios
Existen muchas técnicas reconocidas para comparar los costos y beneficios del sistema propuesto. Entre éstas se incluyen: análisis de punto de equilibrio, retribución, análisis de flujo de efectivo y análisis del valor presente. Todas estas técnicas proveen formas simples y directas para ceder información a los encargados de tomar las decisiones en cuanto al mérito del sistema propuesto.
ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
El proceso de análisis y diseño puede ser difícil de manejar, en especial cuando el sistema a desarrollar es grande.
Para mantener las actividades de desarrollo lo más manejables que sea posible, por lo general empleamos algunas de las técnicas de la administración de proyectos para ayudarnos a organizar todo.
Un aspecto importante de la administración de proyectos es cómo manejar nuestro programa de horarios para terminar el sistema a tiempo, pero no es lo único que se requiere. La persona a cargo, el gerente del proyecto, es a menudo el jefe de analistas de sistemas.
Cómo lidiar con la complejidad del sistema
Los modelos de estimaciones, como Constar (www.softstarsystems.com) o Construx (www.construx.com),trabajan de la siguiente forma: primero el analista de sistemas introduce una estimación del tamaño del sistema. Ésta se puede introducir de distintas formas, incluyendo las líneas de código fuente del sistema actual.
Después puede ser útil ajustar el grado de dificultad con base en qué tan familiarizado esté el analista con este tipo de proyecto.
También se consideran otras variables, como la experiencia o capacidad del equipo, el tipo de plataforma o sistema operativo, el nivel de capacidad de uso del software terminado (por ejemplo, cuáles lenguajes son necesarios) y otros factores que pueden impulsar los costos.
Cómo evitar fracasos en los proyectos
Por lo general las primeras discusiones que haya tenido usted con la administración y las demás personas que solicitan un proyecto, junto con los estudios de viabilidad que realice, son la mejor defensa posible para evitar tomar proyectos que tengan una alta probabilidad de fracasar. Su capacitación y experiencia mejorarán su capacidad para juzgar si un proyecto vale la pena, junto con las motivaciones que impulsan a otros a solicitar los proyectos. Si usted forma parte de un equipo de análisis de sistemas dentro de una empresa, se debe mantener al tanto del clima político de la organización, así como de las situaciones financieras y competitivas.
Sin embargo, es importante recalcar que los proyectos de sistemas pueden y llegan a tener problemas graves. Los proyectos que se desarrollan mediante el uso de métodos ágiles no son inmunes a dichos problemas.
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