Comprensión y modelado de los sistemas organizacionales
LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS
Podemos conceptualizar operativamente a las organizaciones y sus miembros como sistemas diseñados para cumplir con ciertas metas y objetivos predeterminados a través de las personas y los recursos que emplean. Las organizaciones están compuestas por sistemas más pequeños e interrelacionados (departamentos, unidades, divisiones, etc.) que brindan funciones especializadas. Algunas de las funciones comunes son contabilidad, marketing, producción, procesamiento de datos y administración.
Capacidad de interrelación e interdependencia de los sistemas
Todos los sistemas y subsistemas están interrelacionados y son interdependientes. Este hecho tiene implicaciones importantes, tanto para las organizaciones como para los analistas de sistemas que buscan ayudar a estas organizaciones a cumplir mejor sus objetivos. Cuando se modifica o elimina algún elemento de un sistema, también se afecta considerablemente al resto de los elementos y subsistemas de ese sistema. Todos los sistemas procesan entradas provenientes de sus entornos. Por definición, los procesos cambian o transforman las entradas en salidas. Cada vez que examine un sistema, identifique qué se está cambiando o procesando. Si no hay cambios, tal vez no esté identificando un proceso. Algunos procesos comunes en los sistemas son verificar, actualizar e imprimir.
El sistema ideal, en todo caso, es uno que se corrija o regule automáticamente de tal forma que no se requieran decisiones basadas en acontecimientos comunes.
Organizaciones y equipos virtuales
No todas las organizaciones o partes de éstas son visibles en una ubicación física. En la actualidad, toda una organización o varias unidades de ésta pueden poseer componentes virtuales que les permitan modificar sus configuraciones para adaptarse a las demandas cambiantes del proyecto o del mercado. Las empresas virtuales utilizan redes de computadoras y tecnología de comunicaciones para unir personas con habilidades específicas, de manera que trabajen en proyectos físicamente dispersos. La tecnología de la información permite coordinar estos equipos de miembros remotos.
Hay varios beneficios potenciales para las organizaciones virtuales, como la posibilidad de reducir los costos derivados de instalaciones físicas, una respuesta más rápida a las necesidades de los clientes y la capacidad de ayudar a los empleados virtuales a cumplir con sus obligaciones familiares de criar a sus hijos o a sus padres que están envejeciendo.
Una perspectiva de sistemas
Al tomar una perspectiva de sistemas, los analistas pueden empezar a descifrar y comprender en términos generales las diversas empresas con las que entrarán en contacto. Es importante que los miembros de los subsistemas estén conscientes de que su trabajo está interrelacionado.
Los problemas surgen cuando cada gerente sostiene una visión distinta de la importancia de su propio subsistema funcional .De igual forma, la perspectiva de un gerente de producción considera a su departamento como el centro de la empresa que controla a todas las demás áreas funcionales.
La importancia relativa de las áreas funcionales, según lo que revelan las perspectivas personales de los gerentes, adquiere un significado adicional cuando los gerentes van subiendo por los rangos hasta convertirse en gerentes estratégicos. Pueden provocar problemas si sobreenfatizan sus requerimientos previos de información funcional en relación con las necesidades más amplias de la organización.
Los sistemas y el modelo de entidad-relación
Otra forma en que un analista de sistemas puede mostrar el alcance del sistema y definir límites apropiados para el mismo es mediante el uso de un modelo entidad-relación. Los elementos que conforman un sistema organizacional se pueden denominar entidades. Una entidad puede ser una persona, un lugar o una cosa, como un pasajero en una aerolínea, un destino o un avión. O bien, una entidad puede ser un evento, como el fin de mes, un periodo de ventas o el tiempo de inactividad de una máquina. Una relación es la asociación que describe a la interacción entre las entidades.
En la figura aparece un diagrama de entidad-relación simple. Dos entidades se enlazan entre sí mediante una línea. En este ejemplo, el final de la línea se marca mediante dos marcas paralelas cortas(I I) para indicar que esta relación es de uno a uno. Por lo tanto, se asigna exactamente un empleado a una extensión telefónica. Nadie comparte la misma extensión telefónica en esta oficina
Desarrollo del alcance del sistema
El alcance de un sistema define sus límites, lo que está al alcance (dentro del sistema) y lo que está fuera de él. lo general el proyecto cuenta con un presupuesto que ayuda a definir el alcance, además del tiempo inicial y final. Los actores siempre están fuera del alcance del sistema. Las líneas de comunicación que conectan a los actores con los casos de uso son los límites y definen el alcance. Como un diagrama de caso de uso se crea durante las primeras etapas del ciclo de vida de los sistemas, el presupuesto, tiempo inicial y final pueden cambiar a medida que avanza el proyecto; a medida que el analista aprende más sobre el sistema, tal vez cambien los diagramas del caso de uso, el caso de uso y el alcance.
CULTURA ORGANIZACIONAL
La cultura organizacional es un área establecida de investigación que ha crecido en forma notable en la última generación. Así como es apropiado pensar que las organizaciones incluyen muchas tecnologías, es igual de apropiado verlas como anfitrionas de varias subculturas competentes.
Aún no se ha llegado a un buen acuerdo en cuanto a qué es exactamente lo que constituye una subcultura organizacional. Sin embargo, hay consenso en cuanto a que las subculturas competentes pueden estar en conflicto al tratar de ganar partidarios de lo que consideran que debe ser la organización. Se está realizando una investigación para determinar los efectos de las organizaciones y los equipos virtuales en cuanto a la creación de subculturas cuando los miembros no comparten un espacio de trabajo físico pero sí comparten tareas.
En vez de considerar la cultura como un todo, es más conveniente pensar acerca de los factores determinantes que se pueden investigar sobre las subculturas, como el simbolismo verbal y no verbal. El simbolismo verbal incluye el lenguaje compartido que se utiliza para construir, transmitir y preservar los mitos, metáforas, visiones y humor de las subculturas. El simbolismo no verbal incluye los artefactos, ritos y ceremonias que se comparten.
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