Cap 5

 Recopilación de información:

métodos discretos

MUESTREO

El muestreo es el proceso de seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población. Cuando se examinan con detalle estos elementos seleccionados, se asume que el análisis revela información útil sobre la población en general.
El analista de sistemas debe decidir con respecto a dos cuestiones clave. En primer lugar hay muchos informes, formularios, documentos de resultados, memos y sitios Web que las personas en la organización han generado. ¿A cuáles de ellos debe el analista poner atención y cuáles debe ignorar?
En segundo lugar, muchos empleados se pueden ver afectados por el sistema de información propuesto. ¿A quiénes debería entrevistar el analista de sistemas?, ¿de quienes debería buscar información por medio de cuestionarios?, ¿a quienes debería observar en el proceso de llevar a cabo sus roles de toma de decisiones?

La necesidad del muestreo

Un analista de sistemas debe seleccionar una muestra representativa de datos para examinarlos o de personas

representativas para entrevistarlas, interrogarlas u observarlas por varias razones:

1. Contener los costos.

2. Agilizar el proceso de recopilación de datos.

3. Mejorar la efectividad.

4. Reducir la predisposición.

Diseño del muestreo

Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos para diseñar una buena muestra:

1. Determinar los datos a recolectar o describir.

2. Determinar la población a muestrear.

3. Elegir el tipo de muestra.

4. Decidir sobre el tamaño de la muestra.

Algunas veces el analista de sistemas debe seleccionar un grupo de personas o documentos para estudiarlos.

A este proceso se le conoce como muestreo de conglomerados.

La decisión sobre el tamaño de las muestras

A menudo, el tamaño de las muestras depende del costo o el tiempo requerido por el analista de sistemas, o incluso del tiempo disponible de las personas en la organización. Esta subsección ofrece varios lineamientos para determinar el tamaño de muestra requerido en condiciones ideales; por ejemplo, para determinar el porcentaje de formas de entrada que contienen errores, o qué proporción de personas hay que entrevistar. Para definir el tamaño de muestra requerido, el analista de sistemas debe seguir siete pasos, algunos de los cuales implican juicios subjetivos:

1. Determinar el atributo (en este caso, el tipo de errores a buscar).

2. Localizar la base de datos o los informes en los que se pueda encontrar el atributo.

3. Examinar el atributo. Estimar p, la proporción de la población que cuenta con el atributo.

4. Tomar la decisión subjetiva en relación con la estimación del intervalo aceptable, i.

5. Elegir el nivel de confianza y buscar el coeficiente de confianza (valor z) en una tabla.

6. Calcular p, el error estándar de la proporción, de la siguiente manera:

7. Determinar el tamaño de muestra necesario, n, mediante la siguiente fórmula:

DETERMINACIÓN DEL TAMAÑO DE LAS MUESTRAS PARA ENTREVISTAS

No hay fórmulas mágicas para ayudar al analista de sistemas a establecer el tamaño de la muestra para entrevistas; la variable primordial en este caso es el tiempo que tarda una entrevista. Una entrevista profunda y una de seguimiento consumen mucho tiempo, tanto del entrevistador como del participante.

Una buena regla general es entrevistar a por lo menos tres personas en todos los niveles de la organización, y a por lo menos una de cada una de las áreas funcionales que trabajen directamente con un sistema nuevo o actualizado.

INVESTIGACIÓN

Investigar es descubrir y analizar información. Al investigar la evidencia en una organización, el analista actúa como Sherlock Holmes, el famoso detective.

A medida que el analista de sistemas trabaja para entender a los usuarios, su organización y sus requerimientos de información, debe examinar los distintos tipos de datos “duros” que ofrecen información no disponible por cualquier otro medio de recopilación.

Análisis de documentos cuantitativos

Hay muchos documentos cuantitativos disponibles para su interpretación en cualquier empresa: informes empleados para la toma de decisiones, informes de rendimiento, registros y variados tipos de formularios. Todos estos documentos tienen un propósito y una audiencia específicos.

INFORMES PARA LA TOMA DE DECISIONES

El analista de sistemas requiere acceso a algunos de los documentos utilizados para dirigir la empresa. A menudo consisten en informes sobre el estado del inventario, las ventas o la producción. Muchos de ellos son simples y su función es dar apoyo a una acción rápida.

INFORMES DE RENDIMIENTO

La mayoría de los informes de rendimiento consisten en una comparación entre el rendimiento actual y el esperado. Una función importante de ellos es medir la brecha entre el rendimiento actual y el esperado. También es importante poder determinar si ese hueco se está ensanchando o estrechando como una tendencia general en cualquier rendimiento en evaluación.

REGISTROS

Los registros proveen actualizaciones periódicas de lo que ocurre en la empresa. Si el encargado del registro es cuidadoso y lo actualiza en forma oportuna, puede proveer mucha información útil para el analista.

OBSERVACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DEL ENCARGADO DE TOMAR DECISIONES

Observar a los encargados de tomar decisiones, su entorno físico y su interacción con el entorno físico y ergonómico es un importante método discreto para el analista de sistemas. Mediante la observación de las actividades de los encargados de tomar decisiones, el analista busca obtener una comprensión de lo que se lleva a cabo en realidad, no sólo de lo que está documentado o explicado.

Observación de las actividades de toma de decisiones de un gerente común

La jornada de trabajo de un gerente se dice es una serie de interrupciones limitadas por breves ráfagas de trabajo. En otras palabras, determinar lo que un gerente “hace” es una proposición resbalosa, incluso bajo las mejores circunstancias. Para que el analista de sistemas pueda comprender adecuadamente la manera en que los gerentes caracterizan su trabajo, se utilizan entrevistas interactivas y cuestionarios.

OBSERVACIÓN DEL ENTORNO FÍSICO

Observar las actividades de los encargados de las decisiones es sólo una forma de evaluar sus requerimientos de información. Al observar el entorno físico donde trabajan estas personas también podemos obtener muchos detalles sobre sus requerimientos humanos de información. La mayoría de las veces, este proceso de información implica examinar de manera sistemática sus oficinas y sus interacciones con la tecnología.